Für Unternehmen mit DATEV · Papier & E-Mail in einem Prozess
Alle Belege automatisch durch den Betrieb bis in DATEV – ohne DMS, ohne Schulung.
KAI bringt Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Belege in einen klaren Ablauf: erfassen, prüfen, freigeben und direkt an DATEV übergeben. Einfach eingeführt, sofort verstanden, spürbar schneller.
30- 50 % Zeitersparnis
Weniger Suchen, weniger Rückfragen, weniger Nacharbeiten.
Hohe Akzeptanz
Intuitive Nutzung ohne komplexe Schulung.
Ein Preis. Alles drin.
Hardware, Software,und unbegrenzte Nutzeranzahl im Unternehmen
Der Alltag ohne klaren Belegprozess kostet jeden Tag Zeit.
Papierbelege, E-Rechnungen, Freigaben und Rückfragen laufen parallel. Genau dabei entstehen Wartezeiten, Suchzeiten und Unsicherheit.
- Rechnungen liegen auf mehreren Schreibtischen.
- Niemand weiß sofort, wer gerade dran ist.
- Die Buchhaltung wartet auf Freigaben.
- Wichtige Belege werden gesucht statt verarbeitet.
- Lieferscheine fehlen bei der Rechnungskontrolle.
Die einfache Lösung: KAI
Ein klarer, digitaler Ablauf für alle Belege – vom Eingang bis zur fertigen Übergabe
an DATEV. Keine Insellösung, sondern ein Prozess, der im Alltag wirklich genutzt wird.
Alles kommt an
Papierbelege werden gescannt, E-Rechnungen im e-Mail automatisch abgeholt. Beide Wege landen im selben Prozess.
Alles läuft weiter
KAI trennt, liest aus, klassifiziert und leitet den Beleg per e-Mail an die zuständige Person zur Prüfung weiter.
Alles landet in DATEV
Nach Prüfung und Freigabe geht der Beleg mit allen Anmerkungen direkt in die Buchhaltung nach DATEV.
So hilft dir KAI in 5 Schritten
Rechnung kommt rein
Papier oder e-Mail – beides wird sauber in denselben Ablauf übernommen.
Automatische Verarbeitung
Trennung, OCR, Klassifizierung und aussagekräftige Dateinamen automatisch aus den Belegdaten.
Weiterleitung
Die Rechnung wird der richtigen Person zur Sichtprüfung und Weiterleitung vorgelegt.Diese wird automatisch per e-Mail informiert
Prüfung & Freigabe
Mit Stempel, Hinweisen und Informationen für Einkauf, Verwaltung oder Buchhaltung.
Direkt in DATEV
Mit allen Angaben zur weiteren Verbuchung – nachvollziehbar und sauber dokumentiert. Nach GOBD Vorgabe
Vergleich:
Scan + DATEV Upload
- Nur Bilddateien statt echter OCR-Belege
- Keine automatische Aufgabenverteilung
- Kein transparenter Freigabeprozess
- Mehr manuelle Nacharbeit am Bildschirm
- Keine echte Prozesssteuerung im Betrieb
KAI
- PDF/A OCR: durchsuchbar, markierbar, langfristig sicher
- Automatische Belegtrennung und Klassifizierung
- Belegstatus und Bearbeitungsstand jederzeit sichtbar
- eine Belege mehr „verschwunden“ und kein Verlust von Skonto
- Klare Prozesse bis in DATEV
Die Vorteile von KAI auf einen Blick
Spürbare Zeitersparnis
Typisch 30–50 % weniger Aufwand in Belegprozessen.
Sofort auffindbar
Alle Belege sind über die Volltextsuche im Netzwerk oder in der Cloud wiederzufinden.
Einfach für Mitarbeiter
Keine komplexe Software, keine lange Schulung, sofort Nutzbar, hohe Akzeptanz im Alltag.
Massenscans automatisch getrennt
Große Papierstapel werden mit 300 Seiten/Min gescannt, automatisch in Einzelbelege getrennt.
Scanoptimierung inklusive
Ausrichtung, Leerseiten-Erkennung, Loch- und Rissentfernung, Optimierung von Kassenbelegen zu besseren Lesbarkeit
Keine Anbieterabhängigkeit
Ihre Daten bleiben im Unternehmen und nutzbar – auch nach Vertragsende.
Einblicke in die Lösung
Auch schwierige Belege werden lesbar und brauchbar.
KAI optimiert auch lange Kassenbelege und Scanbilder, richtet Seiten aus, entfernt Störungen und leere Rückseiten und erzeugt sauber lesbare OCR-PDFs.
- Bessere Lesbarkeit für die Buchhaltung
- Durchsuchbar statt nur Bilddatei
- Geeignet für langfristige Ablage im PDF/A-Format
monatlich*
inklusive Hardware, Software und unbegrenzter Nutzerzahl.
*Die Vertragslaufzeit beträgt fix 48 Monate. Nach Ablauf dieser Zeit entscheiden Sie Flexibel, ob Sie den Vertrag beenden oder fortführen möchten.
Bei einer Teamgröße von 10 Mitarbeitern kostet KAI lediglich 2,25 € pro Person und Arbeitstag. Es liegt auf der Hand: Die gewonnene Arbeitszeit ist wertvoller als die geringen Kosten – das ist Ihr direkter Gewinn! Besonders attraktiv: In diesem Leistungsumfang sind bereits alle Kosten enthalten; es fallen keine weiteren Nebenkosten für Sie an.
Im Preis enthalten
- Leistungsfähiges Multifunktionsgerät
- Drucker, Kopierer und Hochleistungsscanner mit 300 Steiten / Minute
- FilingTool zur Sichtprüfung und verteilung
- ApproveTool zur Prüfung und Freigabe
- Agenten für automatische E-Mail-Abholung von E-Rechnungen
- Aufgabenhinweise für Mitarbeiter per e-Mail
- Ablage im eigenen Netzwerk und DATEV
- Unbegrenzte Nutzer
- Keine Kosten pro Beleg
- Keine versteckten Zusatzkosten
Ihre Daten bleiben Ihre Daten
KAI macht Ihr Unternehmen digitaler, ohne Sie in eine Plattform-Abhängigkeit zu bringen.
- Speicherung im eigenen Unternehmen
- Keine Abhängigkeit vom Anbieter
- Keine Zusatzkosten pro Beleg
- Zugriff jederzeit – auch nach Vertragsende
- Unternehmenslizenz unabhängig von der Mitarbeiterzahl
Aussagen von begeisterten Kunden
„Nie wieder Belege suchen – alles ist
sofort da.“
„Extrem einfache Bedienung – jeder
kommt sofort klar.“
„Massive Zeitersparnis im
Tagesgeschäft.“