Vereinfachen Sie Ihre Abläufe mit unseren digitalen Lösungen
1. Prozessoptimierung
Kommen Ihnen solche Dateinamen bekannt vor?
(doc151122.pdf, dok151122neu.pdf, dok15-11-22-neu.pdf)
Wenn mehrere Mitarbeiter an gleichen Dokumenten arbeiten, erhalten Sie zwangsläufig eine solche Namensstruktur. Unterschiedliche Menschen benennen Dokumente unterschiedlich. Das liegt in der Natur des Menschen. Das Resultat daraus ist ein Wirrwarr an gleichen Dokumenten mit unterschiedlichen Namen, und Sie fragen sich, welches ist denn nun das aktuellste?
Mit unseren digitalen Lösungen – angefangen vom Eingang der Dokumente bis hin zur Ablage – können Sie Ihre Dokumente automatisiert und nach vorgegeben Regeln benennen und im jeweiligen Netzwerkordner speichern lassen.
2. Scanoptimierung
Scannen Sie bereits Ihre Dokumente?
Wenn ja, kennen Sie das Problem, dass die meisten Scanner Ihre Scans entweder als Bild oder als einfache Bild PDF ablegen, mit einem Dateinamen, den der Scanner selbst vorgibt ohne Bezug auf das eigentliche Dokument (z.B. Scan_202211122345.pdf)
Werden Ihre Blätter schräg eingezogen oder befinden sich leere Seiten zwischen den Blättern oder auf den Rückseiten, sind Flecken auf Ihrem Dokument oder ist das Dokument gelocht, so sind solche Dinge in Ihrem Scanergebnis sichtbar in Form von Punkten, Schatten oder leeren Seiten mitten in Ihrem Dokument. Das ist dann halt so!
Aber nicht mit uns ……. Mit unseren Lösungen werden Ihre Scans automatisch geradegerückt, Flecken oder Lochränder (Schatten) werden entfernt und leere Seiten werden ebenfalls automatisch entfernt. Es wird eine volldurchsuchbare PDF Datei erstellt, welche GoBD-konform zur Archivierung geeignet ist.
Bei volldurchsuchbaren PDF Dateien können Sie nicht nur innerhalb der geöffneten PDF-Datei gezielt nach Inhalten suchen, sondern auch über Ihre vorhandene Windows-Suchfunktion oder Apples-Spotlight-Suche.
Eine Erleichterung und vor allem Zeitersparnis zum schnellen Wiederfinden bestimmter Dokumente.
3. Digitale Rechnungsverarbeitung
Kennen Sie das?
Täglich kommen Rechnungen ins Haus, welche bearbeitet werden müssen.
* Die Rechnungen wandern in Papierform durch Ihr Haus, verursachen einen enormen Zeitaufwand und hohe Kosten?
* Aufgrund von langer Bearbeitungszeit verpassen Sie Skontofristen?
* Sie haben keinen Überblick, wo sich welche Rechnung gerade befindet oder wer diese gerade bearbeitet?
Wenn Ihnen das alles bekannt vorkommt, sollten Sie mit uns sprechen!
Vereinfachen Sie Ihre Rechnungsverarbeitung mit unseren digitalen Lösungen
* Kein Papier mehr, welches von A nach B durch Ihr Büro wandert.
* Keine versäumten Skontoabzüge
* Sie haben immer den Überblick wo sich Ihre Rechnungen befinden
* Mit direkten Schnittstellen zu Ihrem vorhandenen ERP System und zu DATEV
* Zeitgleicher & ortsunabhängiger Zugriff auf Ihre Dokumente
Lassen Sie Ihre Mitarbeiter Ihre Rechnungen digital prüfen.
Mit unseren Lösungen prüfen Sie oder Ihre Mitarbeiter die Rechnungen digital an ihrem Bildschirm, geben diese zur Zahlung frei oder lehnen diese ab. Mit Stempel und Ihrer digitalen Unterschrift. Leiten Sie diese digital, regelbasiert automatisch weiter, falls mehrere Mitarbeiter eine Rechnung prüfen müssen.
Als Buchhalter, Geschäftsführer oder auch Abteilungsleiter haben Sie jederzeit den Überblick, bei wem sich eine Rechnung mit welchem Status gerade befindet.
4. Scanoptimierung für Kassenbelege
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Das mühsame Einscannen von einzelnen Kassenzetteln, Quittungen oder sonstigen Belegen welche nicht der DIN Norm entsprechen?
Mit unseren Lösungen können Sie hier viel Zeit sparen … Und Zeit bedeutet Geld
* Kleinformate können gesammelt auf das Vorlagenglas gelegt werden
* Kleinformate können gestapelt in den Originaleinzug gelegt werden
* Erkennung von Nicht-DIN-Formaten (Kassenbelege, Visitenkarten, Quittungen etc…)
* Belege werden automatisch zugeschnitten und begradigt
* Langformate möglich (max. 1000 mm Länge nur über den Originaleinzug des Sharp MFP)
* Volldurchsuchbare PDF-Dateien (bei Verwendung des Originaleinzuges / Nicht bei Langformaten)
Mit unseren Sharp MFP-Maschinen können Sie Ihre Belege auch über den automatischen Originaleinzug einscannen. Es können sogar Belege mit einer Länge von bis zu einem Meter eingezogen werden.
Eine wirkliche Zeitersparnis
5. Prozessoptimierung zusammen mit Ihrem Steuerberater
Tragen Sie Ihre Belege noch in Papierform monatlich zu Ihrem Steuerberater? Ihre Belege sind dann erstmal weg bis Sie diese wiederbekommen, und Sie müssen diese dann nach Erhalt wieder zurück sortieren und abheften?
Warum umständlich, wenn es auch einfacher funktionieren würde…
Mit unseren digitalen Lösungen können Sie Ihre Belege in z.B. Datev Belegverwaltung online übergeben und diese digital direkt an Ihren Steuerberater senden, mit sämtlichen Vorteilen der oben beschriebenen Scan-Prozesse. Zeitgleich legen wir eine Kopie der Belege in Ihr Netzwerk, so dass Sie jederzeit auf Ihre Belege zugreifen können … mit Volltextsuche
Rechtssicher nach GoBD
6. beA - Das elektronische Anwaltspostfach
Jeder in Deutschland zugelassene Rechtsanwalt verfügt über ein elektronisches Anwaltspostfach (beA)
Seit dem 01.01.2022 gilt eine generelle Nutzungspflicht. Dokumente an Gerichte müssen elektronisch übermittelt werden.
Hierzu müssen die zu übermittelnden PDF-Dokumente strenge und besondere Vorgaben einhalten, damit diese von den Gerichten akzeptiert werden.
Ihre vorhandene Kanzleisoftware kann diese Vorgaben nicht erfüllen? Kein Problem!
Mit unseren digitalen Lösungen erzeugen Sie PDF-Dokumente nach beA-Standard und sind somit immer auf der sicheren Seite!
7. Dokumentenmanagement
Sie legen Ihre Dokumente in eine Ordnerstruktur ab, verschachtelt in zig Unterordnern?
Warum nicht strukturiert in einer Datenbank ablegen mit unseren Dokumentenmanagement-Lösungen (DMS)?
Erfassen, archivieren, suchen und finden Sie Dokumente jederzeit und von überall aus mit Ihrem PC, Tablet oder Mobilgerät.
Ihre Vorteile:
Kostenreduzierung
* Minimaler Bedarf an Training und Support
* Reduzieren Sie interne Versandkosten für Dokumente
* Schöpfen Sie Skonti aus und vermeiden Sie Mahngebühren
* Das papierene Archiv reduziert sich auf ein Minimum
Produktivität
* Finden Sie Dokumente, statt lange danach zu suchen
* Automatisieren Sie manuelle, fehleranfällige Prozesse
* Verbessern Sie die Teamarbeit durch transparente Workflows
* Steigern Sie die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse, insbesondere
in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Einkauf und Personalwesen
Zusammenarbeit
* Ihre Dokumente stets zur Hand – im Büro oder unterwegs
* Teilen Sie Informationen & Aufgaben mit dem ganzen Team
* Spezielle kostenlose App für Apple® iPhone® und iPad®
* Einfache Bedienung über alle gängigen Internet Browser
Benutzerfreundlichkeit
* Erleben Sie eine einfache und elegante Benutzeroberfläche
* Zentrale und unkomplizierte Installation & Konfiguration
* Selbsterklärende Administration der Akten-/Ablagestruktur
* Nahtlose Integration in Microsoft® Office Anwendungen
* Vollständiges Paket inklusive Datenbank
Sicherheit & Datenschutz
* Vielschichtige und umfassende Rechte- und Benutzerverwaltung
* Erfassung und Dokumentation jeder Änderung an einem Datensatz
* Kontrollierter Zugriff auf sensible Informationen
* Revisionssicherheit geprüft und bestätigt (TÜV Saarland)
* Erfüllt Anforderungen nach GoBD bzw. GoBS, GDPdU, HGB, AO, HIPAA u.a. Leistung
