Für Unternehmen mit DATEV • Papier & E-Mail in einem Prozess

Alle Belege automatisch durch den Betrieb bis in DATEV – ohne DMS, ohne Schulung.

KAI bringt Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Belege in einen klaren Ablauf: erfassen, prüfen, freigeben und direkt an DATEV übergeben. Einfach eingeführt, sofort verstanden, spürbar schneller.

Jetzt Demo anfragen So funktioniert KAI

30–50 % ZeitersparnisWeniger Suchen, weniger Rückfragen, weniger Nacharbeit.

Hohe AkzeptanzIntuitive Nutzung ohne komplexe Schulung.

Ein Preis. Alles drin.Hardware, Software und unbegrenzte Nutzer.

KAI Lösung mit Multifunktionsgerät und Software

Der Alltag ohne klaren Belegprozess kostet jeden Tag Zeit.

Papierbelege, E-Mail-Rechnungen, Freigaben und Rückfragen laufen parallel. Genau dabei entstehen Wartezeiten, Suchzeiten und Unsicherheit.

Rechnungen liegen auf mehreren Schreibtischen.
Niemand weiß sofort, wer gerade dran ist.
Die Buchhaltung wartet auf Freigaben.
Wichtige Belege werden gesucht statt verarbeitet.
Lieferscheine fehlen bei der Rechnungskontrolle.

Die einfache Lösung: KAI

Ein klarer, digitaler Ablauf für alle Belege – vom Eingang bis zur fertigen Übergabe an DATEV. Keine Insellösung, sondern ein Prozess, der im Alltag wirklich genutzt wird.

Alles kommt an

Papierbelege werden gescannt, E-Mail-Rechnungen automatisch abgeholt. Beide Wege landen im selben Prozess.

Alles läuft weiter

KAI trennt, liest aus, klassifiziert und leitet den Beleg automatisch an die zuständige Person weiter.

Alles landet in DATEV

Nach Prüfung und Freigabe geht der Beleg mit allen Anmerkungen direkt in die Buchhaltung und nach DATEV.

So funktioniert KAI in 5 Schritten

Beleg kommt rein

Papier oder E-Mail – beides wird sauber in denselben Ablauf übernommen.

Automatische Verarbeitung

Trennung, OCR, Klassifizierung und aussagekräftige Dateinamen aus den Belegdaten.

Weiterleitung

Der Beleg wird automatisch der richtigen Person zur Sichtprüfung vorgelegt.

Prüfung & Freigabe

Mit Stempel, Hinweisen und Informationen für Einkauf, Verwaltung oder Buchhaltung.

Direkt in DATEV

Mit allen Angaben zur weiteren Verbuchung – nachvollziehbar und sauber dokumentiert.

Scan + DATEV Upload

Nur Bilddateien statt echter OCR-Belege
Keine automatische Aufgabenverteilung
Kein transparenter Freigabeprozess
Mehr manuelle Nacharbeit am Bildschirm
Keine echte Prozesssteuerung im Betrieb

KAI

OCR-PDFs: durchsuchbar, markierbar, langfristig sicher
Automatische Trennung und Klassifizierung
Status jederzeit sichtbar
Keine Belege mehr „verschwunden“
Klare Prozesse bis in DATEV

Die Vorteile von KAI auf einen Blick

Spürbare Zeitersparnis

Typisch 30–50 % weniger Aufwand in Belegprozessen.

Sofort auffindbar

Alle Belege sind über die Volltextsuche im Netzwerk oder in der Cloud wiederzufinden.

Einfach für Mitarbeiter

Keine komplexe Software, keine lange Schulung, hohe Akzeptanz im Alltag.

Massenscans automatisch getrennt

Große Stapel werden automatisch in Einzelbelege zerlegt.

Scanoptimierung inklusive

Ausrichtung, Leerseiten-Erkennung, Loch- und Rissentfernung, Optimierung von Kassenbelegen.

Keine Anbieterabhängigkeit

Ihre Daten bleiben im Unternehmen und nutzbar – auch nach Vertragsende.

Auch schwierige Belege werden lesbar und brauchbar.

KAI optimiert Kassenbelege und Scanbilder, richtet Seiten aus, entfernt Störungen und erzeugt sauber lesbare OCR-PDFs.

Bessere Lesbarkeit für die Buchhaltung
Durchsuchbar statt nur Bilddatei
Geeignet für langfristige Ablage im PDF/A-Format

Ein Preis. Alles drin. Keine Überraschungen.

499 €

monatlich

inklusive Hardware, Software und unbegrenzter Nutzerzahl

Im Preis enthalten

Leistungsfähiges Multifunktionsgerät
Drucker, Kopierer und Hochleistungsscanner
FilingTool und ApproveTool
Agenten für automatische E-Mail-Abholung
Aufgabenhinweise für Mitarbeiter
Ablage im eigenen Netzwerk
Unbegrenzte Nutzer
Keine Kosten pro Beleg
Keine versteckten Zusatzkosten

Ihre Daten bleiben Ihre Daten

KAI macht Ihr Unternehmen digitaler, ohne Sie in eine Plattform-Abhängigkeit zu bringen.

Speicherung im eigenen Unternehmen
Keine Abhängigkeit vom Anbieter
Keine Zusatzkosten pro Beleg
Zugriff jederzeit – auch nach Vertragsende
Unternehmenslizenz unabhängig von der Mitarbeiterzahl

Das sagen Kunden über KAI

„Nie wieder Belege suchen – alles ist sofort da.“

„Extrem einfache Bedienung – jeder kommt sofort klar.“

„Massive Zeitersparnis im Tagesgeschäft.“